<<
>>

3.9. Организация контроля за ходом выполнения плана товарооборота


Наряду с планированием и организацией, функция контроля выступает в качестве основной задачи руководства организации, дающей возможность устанавливать отклонения результатов текущей деятельности от запланированных, анализировать причины этих отклонений и вырабатывать соответствующие корректирующие меры для их устранения.
Будучи заключительным этапом процесса достижения целей функционирования организации, контроль обеспечивает возможность слежения за характером изменений объекта управления в сравнении с его желаемым состоянием. Таким образом, процесс контроля направлен на достижение организацией собственных целей, и его содержание как функции управления состоит из:
выработки правил, стандартов, показателей и критериев деятельности;
измерения ее текущих результатов;
выявления отклонений от установленного режима деятельности и их причин;
осуществления корректировок поведения организации или отдельных ее звеньев, работников.
Предметом контроля должна быть вся деятельность организации за исключением высшего руководства, работа которого, в основном проверяется вышестоящими органами управления и относится к функции внешнего контроля. Степень совершенства системы внутреннего контроля во многом определяется уровнем организации управленческой деятельности, т.е. характером распределения функций и ответственности за их надлежащее исполнение, наличием четких правил и процедур осуществления управленческих действий, планов, точных указаний, инструкций, нормативов, рекомендаций и других, согласованных между собой общих организационных мер.
При сопоставлении результатов текущей деятельности организации с установленными стандартами определяется, в какой мере они соответствуют ожиданиям и допустимы ли выявленные отклонения. Поэтому, исходя из масштабов и характера деятельности фирмы, устанавливаются масштабы допустимых отклонений, а система контроля включается в анализ их причин и выработку корректирующих действий лишь в том случае, когда фактическое отклонение от установленного стандарта превышает допустимую величину.
Если бы реакция системы контроля осуществлялась даже при малейшем отклонении, то она была бы недостаточно эффективной, т.е. эффект от ее функционирования снижался бы за счет значительных затрат на корректирующие воздействия.
После сопоставления достигнутых результатов с установленными стандартами необходимо решить, что делать:
• ничего не предпринимать;
• устранять отклонение;
• пересмотреть стандарт.
Если анализ показывает, что при выявленном отклонении цели достижимы, то лучше не предпринимать никаких дополнительных мер, но при этом продолжать внимательно следить за ситуацией.
Предупредительность контроля является основной его чертой или важнейшим свойством, поэтому суть корректирующего воздействия на управляемый процесс (объект) сводится к выявлению истинных причин возникшего отклонения от стандартного образа функционирования и оперативной выработки эффективного управленческого решения. При этом следует учитывать тот факт, что отклонение может быть вызвано множеством различных факторов. Именно поэтому надо убедиться, что намечаемое воздействие не создаст дополнительных трудностей в смежных, объективно взаимосвязанных между собой сферах деятельности организации. Наряду с этим анализ может показать, что стандарты деятельности, основанные на планах и носящие, в основном, поэтому прогнозный характер, завышены, либо, наоборот, значительно занижены. В таких случаях прибегают к пересмотру стандартов в сторону сближения их с более реальными величинами.
Контроль за деятельностью оказывает существенное влияние на поведение людей. При правильно построенном контроле сотрудники будут стараться избегать ошибок, четко соблюдать технологию своей работы, не совершать сомнительных сделок, более точно устремлять свои усилия на достижение целей организации и концептуальных основ ее деятельности. При необходимо учитывать, что контроль не должен быть односторонним, так ориентация работников только на какие-то одни подконтрольные параметры в интересах получения одобрения руководства может привести к игнорированию ими общих целей организации, носящих, как правило, комплексный, многофакторный характер.
А такой ситуацией неизбежно воспользуются фирмы-конкуренты, что нанесет ущерб эффективности и перспективам деятельности. В то же время контроль не должен быть чрезмерным, чтобы не раздражать персонал, а только таким, как это действительно необходимо для успешной работы организации.
Не рекомендуется устанавливать несправедливо высокие и нереальные с позиции возможностей осуществления стандарты деятельности. Одновременно они не должны быть легкими для исполнения, так как при этом может снижаться их мотивационное воздействие. Важно создать систему эффективной мотивации персонала за достижение стандартов, так как согласно «теории ожиданий» имеется четкая взаимозависимость между результативностью и характером вознаграждения. Контроль должен ориентироваться, как правило, на стратегические сферы деятельности. В менее важных направлениях абсолютный контроль нерационален, а его использование отвлекает внимание работников от основных задач организации.
Контроль должен осуществляться своевременно, исходя из характера деятельности, скорости изменений, происходящих в ней или связанных с ней, а также затрат на измерение показателей результативности. Своевременность заключается в установлении оптимальных временных интервалов между измерениями в таком диапазоне, чтобы возможные нежелательные отклонения не привели к кризисным ситуациям. Не менее важным свойством контроля является гибкость, т.е. его оперативная корректировка, адекватная происходящим изменениям во внешней и внутренней среде организации. В то же время контроль должен быть максимально простым, экономичным, удовлетворяющим интересы всех сторон к отвечающим их потребностям и возможностям.
Контроль за реализацией плана продажи товаров имеет исключительно важное значение в управлении торговой организацией. Систематический и действенный контроль за ходом выполнения плана товарооборота позволяет успешно вести торгово-производственную деятельность, обеспечивает выполнение финансовых планов, способствует эффективному использованию всех видов ресурсов.
В процессе контроля за выполнением плана продажи товаров целесообразно наметить контрольные точки, по которым определяется, как происходит реализация установленных заданий.
Как правило, планы развития товарооборота составляют на год вперед, но контроль за ходом их выполнения может быть ежедневным на основе данных о поступлении торговой выручки и применительно к срокам сдачи товарно-денежных отчетов, нарастающим итогом с начала месяца, квартала. В ходе контроля за реализацией плана продажи товаров используются и другие источники информации: данные бухгалтерского и статистического отчета; результаты обследований; материалы ревизий; акты приемки товаров по количеству и качеству и т. д. Такие материалы позволяют своевременно выявить отклонения от выполнения установленного плана и принять необходимые меры по их устранению.
Одним из главных условий выполнения плана розничного товарооборота является эффективная организация поступления товаров и состояние товарных запасов. Несоответствие товарного обеспечения объему и структуре спроса, создание текущих запасов товаров ниже норматива ведет к перебоям в торговле и является причиной неравномерного выполнения плана. Образование сверхнормативных товарных запасов приводит к затовариванию и ухудшает финансовое положение торговой организации. Следовательно, в процессе контроля необходимо выявить степень сбалансированности планов продажи товаров с товарным обеспечением в целом и по структуре, проверить наличие в продаже товаров утвержденного ассортимента, установить соответствие запасов товаров спросу населения, обоснованность их размещения по организациям и торговым единицам.
Контролируя выполнение плана розничного товарооборота, следует определить, целесообразны ли оптовые поставки товаров и каким образом они оказывают влияние на финансовое положение розничных торговых организаций.
В последние годы, наряду с традиционным понятием «контроль», формируется концепция «контролинга». Контролинг — это эффективная система управления, интегрирующая планирование, традиционный учет и контроль, маркетинг и обеспечивающая долговременное конкурентоспособное существование фирмы. Основные принципы этой системы: «Сегодня делать то, о чем другие завтра только будут думать, ориентация на деловую стратегию и перспективу, учет экономических, социальных и экологических факторов, оптимизация прибыли (вместо традиционной максимизации), заблаговременное распознавание проблем, оригинальная методика учета прямых затрат на производство продукции».
В целом надо отметить, что «контролинг» впитывает в себя все достижения современного менеджмента, пронизывает его системной методологией, при которой все факторы управленческой деятельности находятся под постоянным систематизированным контролем, рассматриваются как взаимосвязанные, взаимообусловленные и взаимодействующие между собой.
Контрольные функции в магазине как правило возлагаются на руководителя. Контроль проводится как внутри самого магазина, так и внешне – управляющей организацией. Внутренний контроль проводится путем проверки наличности в кассе с кассовыми чеками. Внешний контроль заключается в передаче в головную организацию сводных данных по товарообороту за каждый день. И если наблюдаются отклонения в сторону снижения показателя, то магазин должен отчитаться и объяснить причины этих отклонений.
Стабильность и процветание торговой организации в современных условиях во многом зависит от использования передовых технологий учета и зализа информации, полного контроля товарных и финансовых потоков.
С ростом конкуренции на рынке розничной торговли на первый план выходит задача эффективного управления товарными запасами. Ее решение немыслимо без применения соответствующих систем автоматизации, базирующихся на современных технологиях идентификации товаров (штрих-кодирование), их учета с применением сканеров, касс, весов, терминалов сбора данных, а также принятия управленческих решений. Однако, каждое предприятие обладает своей спецификой (размеры торговой площади, вид обслуживания покупателей и их количество, ассортимент товаров, бюджет проекта автоматизации и многое другое), что требует индивидуального подхода к его автоматизации.
Автоматизация магазина дает:
- возможность вести учет наличия и движения товара на складе в реальном режиме времени. Это позволяет рационально планировать и вести закупку товара, строить прогнозы, проводить аналитику продаж товара;
- контролировать сроки реализации товара;
- избежать уценок, устаревания товара;
- оптимизировать товарные запасы;
- вести контроль и устранять недостачи и хищения;
- значительно повысить производительность кассовых мест и, как следствие, сократить их количество и увеличить производительность;
- вести оперативный учет товара и гарантийных обязательств;
- с большим удобством и производительностью организовать прием и выдачу товара;
- значительно уменьшить количество ошибок;
- быстро оформлять необходимые документы.
Компьютерная обработка информации и автоматизированные технологии все глубже проникают во все сферы нашей жизни.
Есть сдвиги и в розничной торговле. Современные крупные торговые объекты уже давно применяют автоматизированные технологии учета товаров.
В последние годы на белорусском рынке растет предложение кассовых аппаратов, работающих с кодом (или штрих - кодом) товара. Такой кассовый аппарат (КСА — кассовый суммирующий аппарат) имеет, как правило, энергонезависимую память на определенное количество наименований товара (от 2500 до 20000 и более наименований, в зависимости от модели). Эта память («прайс-лист» кассы) пополняется и корректируется с помощью управляющего компьютера. В процессе продажи кассир вводит код товара (с помощью сканера штрих -кодов или вручную). Кассовый аппарат отыскивает в своем прайс-листе соответствующую введенному коду запись, из которой узнает необходимые для проведения продажи данные: наименование, цену и другую служебную информацию. Наименование, цена и сумма по данной операции печатаются в чеке покупателя. При закрытии чека КСА добавляет на соответствующие регистры учета, информацию о количестве и сумме проданных и указанных в данном чеке товаров. По окончании смены эту информацию (по сути, отчет о реализации) можно считать с помощью компьютера и обрабатывать. Из вышесказанного видно, что при наличии соответствующего программного обеспечения можно организовать оперативный учет товаров в торговом зале и в магазине в целом.
Кроме того, применение современных технологий штрихового кодирования упрощает работу кассира и существенно сокращает время обслуживания покупателя.
На начальных этапах подготовки к переходу на новые технологии необходимо определиться с типом и количеством кассовых аппаратов. Этот выбор зависит от ассортимента товаров, размеров и структуры магазина. В случае неудачного выбора возможны крупные материальные потери.
Одним из самых важных моментов является подбор и обучение персонала магазина. Опыт показывает, что люди должны быть хорошо обучены, внимательны и ответственны. Персонал дожжен быть обучен до начала эксплуатации программно-технологического комплекса. Иначе возможны сбои в работе магазина вплоть до полной остановки торговли.
Также должен быть проведен целый комплекс организационно-технических мероприятий, направленный на обеспечение нового технологического процесса работы магазина. Каждый работник, начиная от заведующей и заканчивая грузчиком и кладовщиком, обязан четко представлять себе, что вся информация о движении товаров в магазине должна попадать в компьютеры и там обрабатываться, в противном случае не будет обеспечена достоверность. Персонал, эксплуатирующий программу, становится одним из центральных звеньев магазина, так как обладает наиболее полной и достоверной информацией о движении товара, его остатках, ценах, сроках годности, о суммах и сроках задолженности перед поставщиками и т.д.
Нередко персонал не одобряет внедрение новых технологий, понимая, что это грозит их привычному укладу работы, а иной раз и благополучию. Некоторые просто не могут выполнять новые обязанности. Руководство магазина должно занять в этих вопросах жесткую позицию, иначе все нововведения обречены на провал.
Оно должно четко понимать, что внедрение новых технологий - не самоцель и преимущества от них не лежат на поверхности.
Можно выделить следующие преимущества автоматизации:
1. Производится количественный и суммовой учет остатков и движения конкретного товара на складе и в магазине, в результате чего имеется возможность проследить всю цепочку движения товара - от прихода на склад до реализации через торговый зал.
2. Предоставляется возможность проследить за взаимоотношениями с конкретным поставщиком и конкретными суммами, подлежащими уплате или возврату, сроками возникновения задолженности в календарных и банковских днях.
3. Предоставляется возможность работать на различных уровнях аналитического учета:
• товар;
• группа товаров;
• документ (накладная, счет-фактура и т.п.);
• поставщик или оптовый покупатель;
• склад, магазин, материально ответственное лицо;
• торговое предприятие в целом;
• любое произвольно выбранное количество товаров.
На любом из этих уровней можно производить анализ движения, остатков, цен, сумм, а также получать большое количество самых разнообразных отчетов, список которых можно расширять.
4. Контроль за своевременным пополнением, товарами торгового зала.
Появляется возможность прогнозирования остатков того или иного товара в соответствии с темпами его распродажи. Это позволяет оперативно реагировать на покупательский спрос и более полно его удовлетворять.
5. Упрощение переоценок товаров.
6. Упрощение и ускорение переучета товаров на складе и в магазине.
Счетная комиссия сверяет фактические остатки с инвентаризационной ведомостью (учетными остатками) и вносит фактическое количество непосредственно в эту ведомость.
7. Облегчение работы кассира-оператора — нет необходимости помнить и вводить цену товара. Кассир работает с кодом товара, который либо считывается сканером штрих-кода, либо вводится вручную (для «неоштрихованных» товаров). Цена извлекается по этому коду из прайс-листа, сформированного заранее.
8. Сокращение времени обслуживать покупателя за счет считывания кода товара сканером.
9. Упрощение работы с весовым товаром. Применяются системные весы, печатающие штрих-код товара (код товара + вес + служебная информация), который затем воспринимает кассовый аппарат, или весы, подключаемые непосредственно к кассе.
10. Отслеживание товаров с истекшим срокам хранения, с просроченным сертификатом годности.
В настоящее время чаще встречается ситуация, когда автоматизирован только бухгалтерский учет. Для эффективного управления торговой организацией руководство должно внедрить новую информационную систему, которая позволит в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций.
Это позволит предприятию не только облегчить торговый процесс, а также предоставит информацию о реализации товаров.
Это предоставляет возможность накапливать информацию о продаваемой продукции в разрезе цен, марок, производителей. Кроме этого, данная система позволяет достаточно оперативно собрать информацию о продаже конкретного изделия на конкретную дату за определенный период времени. Все сведения, полученные в результате работы такой системы, будут являться ценным материалом для изучения и анализа покупательского спроса, а также прогнозирования в будущем для принятия управленческих решений по заключению договоров на поставку товаров, по применению торговых скидок. При помощи этой системы можно также получить информацию для анализа отношения покупателей к определенному производителю и его товару, зависимости покупательского спроса от оформления товара и его цены и др.
Например, недавно на рынке программного обеспечения появилась новая программы «1С:Предприятие 8.0. Управление торговлей», стоимостью около 2 млн.руб.. Новый продукт позволяет осуществлять планирование и анализ продаж, поставок, закупок, складских запасов, управлять взаимоотношениями с контрагентами и ценообразованием, анализировать товарооборот предприятия и его торговую деятельность в целом. Данная система является наиболее оптимальной для среднего торгового предприятия по соотношению «цена-качество».
Кроме того, автоматизация должна обеспечить интеграцию с торговым оборудованием. Это позволит оперативно обрабатывать результаты продаж, контролировать ошибки, поддерживать систему скидок и премий для стимулирования продаж, быстро проводить инвентаризации в торговом зале и т.д.
<< | >>
Источник: Р.П. Валевич, Г.А. Давыдова. Экономика торговой организации. 2008

Еще по теме 3.9. Организация контроля за ходом выполнения плана товарооборота:

  1. 3.3 Экономический механизм обоснования плана розничного товарооборота торговой организации
  2. 3.8. Оценка надежности плана товарооборота
  3. 3.6. Анализ и прогнозирование товарооборота организаций общественного питания как части розничного товарооборота
  4. 23.1. Анализ выполнения плана капитальных вложений
  5. 21.2.1 Анализ выполнения внутрипроизводственного плана повышения производительности труда
  6. 18.2. Анализ динамики и выполнения плана производства и реализации продукции
  7. 2. Анализ выполнения плана по выпуску и реализации продукции
  8. 3.4. Контроль за выполнением планов
  9. Тема 3. Товарооборот организаций торговли
  10. Глава 5. Товарное обеспечение товарооборота организаций торговли
  11. Товарное обеспечение товарооборота в системе управления деятельностью организаций торговли
  12. Вопрос 54. Понятие товарооборота. Статистическое изучение динамики товарооборота
  13. 3.1. Товарооборот – количественный показатель состояния рынка потребительских товаров и результат деятельности организации
  14. 1.3. Организация налогового контроля
  15. Объемы, ритмичность поставок, уровень развития сервисных форм организации поставок и обслуживания покупателей, выполнение договорных обязательств.
  16. 1.3 Организация налогового контроля. Тесты